La manera de emitir facturas en España está a punto de cambiar, y los autónomos y pequeñas empresas tendrán que adaptarse a las novedades. El sistema Verifactu será obligatorio en 2027, después de que se aplazara hace unos meses. Y a esto se suma la llegada progresiva de la factura electrónica obligatoria, que no es lo mismo.
¿Qué es Verifactu y qué supone para autónomos y pymes?
VeriFactu es un sistema que ha puesto en marcha la Agencia Tributaria para controlar la facturación y evitar el fraude fiscal. Está regulado por el Real Decreto 1007/2023, que es el que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación.
La intención de la norma es que Hacienda reciba una factura en el momento en el que se emite, así que no sería posible modificarla después. El sistema informático genera un registro de facturación seguro, trazable e inalterable. Además, las facturas incluirán también un código QR para verificarlas.
¿Cuándo se hará la VeriFactu entrada en vigor? Estaba prevista para este año, pero finalmente se aplazó. Las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán adaptar sus sistemas antes del 1 de enero de 2027. El plazo para el resto de obligados tributarios, autónomos y personas físicas se amplía hasta el 1 de julio de 2027.
¿Y la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica es una factura que se emite y se recibe en un formato electrónico estructurado, por lo que se procesa de manera automática. La nueva ley de factura electrónica regula estas operaciones entre empresarios y profesionales.
Eso sí, VeriFactu establece cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación y cómo se registran las operaciones. En cambio, la factura electrónica regula la emisión y recepción de las facturas en formato electrónico. Aunque son obligaciones diferentes, las dos harán que el software tenga cada vez más peso en una empresa.
¿Necesitas un programa de facturación o un ERP?
No todas las empresas van a necesitar la misma herramienta. Por ejemplo, un autónomo que emite pocas facturas al mes tiene suficiente con un programa de facturación adaptado a VeriFactu. Sin embargo, cuando el negocio crece y hay que coordinar otras áreas (contabilidad, compras, ventas, nóminas o inventario), un software ERP —planificación de recursos empresariales— es mucho más completo al integrar distintas áreas de la empresa dentro del mismo sistema.
Por ejemplo, una empresa de logística puede conectar los pedidos con la gestión del almacén y la facturación. Una pyme, tener un control de los productos que ha vendido, el stock y las facturas pendientes desde el mismo software. Y en una empresa con empleados, además, es posible gestionar también las nóminas junto con otras tareas administrativas.
Un software ERP, por supuesto, admite soluciones de facturación adaptadas a VeriFactu y los sistemas preparados para la facturación electrónica, teniendo todos los datos en el mismo programa.
¿Y cómo acertar con la decisión? Ten en cuenta el tamaño de la empresa, el número de usuarios, el volumen de facturación, si necesitas gestionar el almacén, las nóminas y las posibilidades de integración. También que el proveedor que elijas actualice el software si vuelve a cambiar la normativa.
